1. Īsteno projektu saskaņā ar apstiprināto projekta pieteikumu
Par jebkurām izmaiņām (gan projekta saturā, gan budžeta izdevumos) rakstveidā informē aģentūru, rakstot uz e-pastu: juta.rekele[at]jaunatne.gov.lv. Atsevišķu izmaiņu gadījumā var būt nepieciešami līguma grozījumi!
2. Reģistrē projekta dalībniekus Mobilitātes rīkā vismaz 2 nedēļas pirms projekta aktivitātes
Sagaidi automātiski ģenerētu vēstuli no Mobilitātes rīka ar apstiprinājumu, ka projekta informācija ir pieejama Mobilitātes rīkā.
NB! Vēstule tiek nosūtīta uz projekta kontaktpersonas e-pasta adresi (kontaktinformācija, kas ir norādīta dotāciju līgumā). Tikai ar šo e-pasta adresi varēs redzēt informāciju par projektu Mobilitātes rīkā. Ja esi reģistrēts ECAS sistēmā, vari sākt izmantot Mobilitātes rīku uzreiz. Ja neesi reģistrēts, veic darbības, kas norādītas Pic koda iegūšanas vadlīniju 1.daļā.
Kad esi autorizējies Mobilitātes rīkā, izvēlies konkrēto projektu, kuram veiksi dalībnieku/brīvprātīgo reģistrāciju.
Tad reģistrē projekta dalībniekus/brīvprātīgos sadaļā "Mobilities” – "List Mobilities”:
2.1. Katram dalībniekam izveido savu kartīti, kreisajā pusē veicot izvēlni "Add New”;
Dalībnieka kartītē norādi aktivitāti, kuru konkrētais projekta dalībnieks ir veicis. Piemēram:
Projekta aktivitāte – A1;
Iepriekšējās plānošanas vizīte/cita projekta aktivitāte – A2;
NB! Ja projektā ir paredzētas vairākas aktivitātes, par katru aktivitāti ir jāveido atsevišķa dalībnieka kartīte – arī tad, ja viens dalībnieks piedalās vairākās aktivitātēs.
2.2. Precīzi aizpildi katru dalībnieka kartīti, katrā laukā norādot faktisko informāciju. Nepieciešams norādīt precīzu dalībnieka e-pasta adresi, pēc projekta aktivitātes beigām uz to tiks nosūtīts atskaites pieprasījums, kas ir jāaizpilda projekta dalībniekam;
2.3. Sadaļās "Sending City” un "Receiving City” norādi dalībnieka veikto maršrutu, saskaņā ar iesniegtajiem ceļošanas dokumentiem. Ja dalībnieks ir mērojis ceļu no vietas, kas nav nosūtītājorganizācijas un/vai saņēmējorganizācijas vieta, paskaidro to sadaļā "Comments on different location than Sending/Receiving organisations”;
2.4. Sadaļā "Distance Band” norādi distanci, kuru saskaņā ar Eiropas Komisijas atbalstīto attāluma kalkulatoru dalībnieks ir mērojis maršrutā no "Sending City” uz "Receiving City”. Eiropas Komisijas atbalstītais attāluma kalkulators ir atrodams šeit>>
NB! Atceries, ka attālumu nevar uzrādīt lielāku, kā ir apstiprināts projekta dotāciju līgumā;
2.5. Sadaļās "Start Date” un "End Date” norādi precīzus aktivitātes datumus, saskaņā ar iesniegto projekta pieteikumu. Ceļošanas dienas ("Travel days”) norādi saskaņā ar plānoto projekta aktivitātes programmu, dalībnieku iesniegtajiem ceļošanas dokumentiem un saskaņā ar apstiprināto projekta iesniegumu;
2.6. Sadaļā "Exceptional Costs” norādi precīzu summu saskaņā ar iesniegtajiem dalībnieku dokumentiem (ar vīzu iegūšanu saistītās izmaksas, nakšņošanas izmaksas Iepriekšējās plānošanas vizītes laikā, utt.)
NB! Atceries, ka izmaksām ir jābūt atlīdzinātām projekta dalībniekam.
2.7. Kad visas sadaļas ir aizpildītas, spied pogu "Calculate”. Mobilitātes rīks automātiski aprēķinās kopsummu, kuru organizācija pieprasa par katru konkrēto dalībnieku;
2.8. Kartītes apakšdaļā veic izvēlni "Save”, lai saglabātu izveidoto kartīti.
NB! Saskaņā ar sadaļā sniegto informāciju, Mobilitātes rīks aprēķinās projekta attiecināmo finansējuma apmēru, kas parādīsies arī gala atskaitē.
3. Iemūžini visas projekta aktivitātes
Atceries, ka, iesniedzot projekta gala atskaiti, būs nepieciešams apliecināt projekta laikā notikušās aktivitātes, tāpēc neaizmirsti par foto, video, publikācijām, utt.
4. Neaizmirsti lietot programmas „Erasmus+” logo
Jebkurā projekta pasākumā (konferencēs, semināros vai jebkuros citos informatīvos pasākumos), paziņojumos vai publikācijās saistībā ar projektu, vai reklāmas materiālos (piemēram, brošūrās, bukletos, plakātos, prezentācijās un citos) norādi, ka projekts ir saņēmis finansējumu no Savienības - to parāda "Erasmus+" logo http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm. Logo nepieciešams izvietot arī uz visiem izgatavotajiem materiāliem (krekliem, krūzēm, kalendāriem, projekta laikā izveidotiem objektiem dabā un citiem). Publicējot "Erasmus+" logo kopā ar citu logotipu, tam jābūt atbilstoši izceltam.
5. Neaizmirsti sagatavot dalībnieku parakstu lapu
Pasākuma laikā lūdz dalībniekus parakstīties par piedalīšanos apmaiņā. Dalībnieku paraksta lapas paraugu meklē sadaļā "Dokumenti".
6. Izvēlies pareizo valūtas kursu konvertācijām
Aģentūra visus maksājumus veic euro.
- Ja saņēmēja vispārējie pārskati ir euro (un Latvijā tā būs visiem), citā valūtā radušās izmaksas konvertē euro atbilstoši saņēmēja parastajai uzskaites praksei – izmantojot Eiropas Centrālās bankas (turpmāk – ECB) publicēto euro atsauces kursu. ECB publicētais euro atsauces kurss ir pieejams ECB interneta vietnē (http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html). ECB publicētais euro atsauces kurss pieejams arī Latvijas bankas interneta vietnē (http://www.bank.lv/monetara-politika/valutas-kursa-politika/valutas-kursi). Aprēķinos izmanto euro kursu, kas ir spēkā saimnieciskā darījuma dienas sākumā (tā kā kursi tiek publicēti darba dienās plkst. 15:15, parasti jāizvēlas iepriekšējā darba dienā publicētais kurss).
- Ja saņēmēja vispārējie pārskati ir citā valūtā, nevis euro, citā valūtā radušās izmaksas konvertē euro pēc vidējā aritmētiskā dienas maiņas kursa, kurš noteikts attiecīgā pārskata perioda laikā un publicēts Eiropas Savienības Oficiālā Vēstneša C sērijā. Ja Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī nav publicēts dienas euro maiņas kurss attiecīgajai valūtai, konvertēšanu veic pēc Komisija noteiktā vidējā aritmētiskā mēneša uzskaites kursa, kurš noteikts attiecīgā pārskata perioda laikā un publicēts interneta vietnē (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm).
7. Informē dalībniekus par iespēju saņemt Youthpass sertifikātu
Izveidot Youthpass sertifikātu iespējams interneta vietnē https://www.youthpass.eu/en/youthpass/faqs/erasmus/.
8. Iesniedz gala atskaiti 60 dienu laikā pēc līgumā norādītā projekta beigu datuma. Nekavē
Projekta gala atskaite nav jāiesniedz papīra formātā, bet gan Mobilitātes rīkā, pieeja tam tiek automātiski ģenerēta un izsūtīta projekta kontaktpersonai uz e-pasta adresi. Papildu informācija pieejama sadaļā "Gala atskaites".
Svarīga ziņa visiem “Erasmus+: Jaunatne darbībā” projektu īstenotājiem
Ar cik lielu priekšfinansējumu var rēķināties, ja “Erasmus+: Jaunatne darbībā” projekta pieteikums tiek apstiprināts? Jaunatnes Starptautisko programmu aģentūra informē, ka visiem projektiem tiek piešķirts 80 % priekšfinansējums.
Izņēmumi ir:
- KA1, KA3 projekti, ar 65 % priekšfinansējumu, ja kopējais projekta finansējums ir lielāks par 30 000 EUR;
- KA2 projekti ar 65 % priekšfinansējumu, ja kopējais projekta finansējums ir lielāks par 30 000 EUR un projekts ir līdz 2 gadus garš;
- KA2 projekti, ar 40 % un 40 % priekšfinansējumu 2 daļās, ja projekta ilgums ir no 2 līdz 3 gadiem;
- projekti, ar 0 - 65 % priekšfinansējumu, kas tiek piešķirts saskaņā ar aģentūras komisijas lēmumu, ja apstiprinātā projekta koordinators nav pildījis līgumsaistības ar aģentūru iepriekš īstenotajos projektos.
Ja pirms projekta iesniegšanas neesat pārliecināti, cik godprātīgi Jūsu pārstāvošā organizācija ir pildījusi visas ar aģentūru noslēgtās līgumsaistības, un vēlaties uzzināt potenciālo priekšfinansējuma apjomu projekta iesnieguma apstiprināšanas gadījumā, aicinām sazināties ar aģentūru (info[at]jaunatne.gov.lv).