1. Sagaidi automātiski ģenerētu vēstuli no Mobilitātes rīka ar apstiprinājumu, ka projekta informācija ir pieejama Mobilitātes rīkā
- Vēstule tiek nosūtīta uz projekta kontaktpersonas e-pasta adresi (kontaktinformācija, kas ir norādīta dotāciju līgumā). Tikai ar šo e-pasta adresi varēs redzēt informāciju par projektu Mobilitātes rīkā;
- Ja esi reģistrēts ECAS sistēmā, vari sākt izmantot Mobilitātes rīku uzreiz. Ja neesi reģistrēts, veic darbības, kas norādītas Pic koda iegūšanas vadlīniju 1.daļā.
2. Kad esi autorizējies Mobilitātes rīkā, izvēlies konkrēto projektu, kuram ir nepieciešams iesniegt atskaiti;
3. Sagaidi dalībnieku individuālās atskaites:
- Pēc projekta aktivitātes (jauniešu apmaiņas, apmācību semināra, EBD) sistēmā automātiski tiks ģenerēta un uz dalībnieka kartītē norādīto e-pasta adresi izsūtīta vēstule katram dalībniekam (jauniešu apmaiņu gadījumā tikai grupu līderiem) ar saiti, kurā būs iespējams aizpildīt individuālo atskaiti. Dalībniekam atskaite jāaizpilda un jāapstiprina 1 nedēļas laikā;
- Dalībnieku aizpildītās gala atskaites parādīsies sadaļā "Mobilities”, katra dalībnieka konkrētās kartītes augšpusē.
4. Aizpildi atskaites atvērto jautājumu sadaļas:
- Pēc tam, kad ir pilnībā reģistrēti visi projekta dalībnieki, sadaļā "Reports” izģenerē projekta atskaiti, veicot izvēlni "Generate Beneficiary Report” – "Edit Draft”, kurā jāaizpilda visi lauki, norādot prasīto informāciju. Daļa informācijas atskaitē parādās jau automātiski no izveidotās dalībnieku datu bāzes (pelēkie lauki);
- Pievērs uzmanību kopsavilkumam!
Tas ir saīsināts projekta satura izklāsts, kurā obligāti ietverama īsumā sagatavota informācija par šādiem jautājumiem:
• projekta konteksts/apraksts, t.sk., informācija par projekta īstenotājiem;
• projekta mērķi;
• sniegta informācija par projekta dalībniekiem (piemēram, skaits, vecums, nodarbošanās);
• aktivitāšu apraksts;
• aprakstīta projekta metodoloģija un norise;
• rezultātu apraksts un to nozīmīgums;
• plānotā ilgtermiņa ietekme pēc projekta.
Kopsavilkumam ir jāsniedz iespējami pilnīgāks priekšstats par īstenoto projekta saturu. To rakstot, jāizvairās no sarežģītas terminoloģijas. Valodai jābūt vienkāršai un skaidrai.
Parasti kopsavilkumu projekta gala atskaitē raksta pagātnes vai saliktās pagātnes formā un tas nepārsniedz 5000 rakstu zīmes. Kopsavilkuma tulkojumam svešvalodā jābūt identiskam kopsavilkumam latviešu valodā, kā arī tulkojumam ir jābūt sagatavotam kvalitatīvam, saprotamam, ievērojot izmantojamās svešvalodas rakstības nosacījumus, neizmantojot tiešsaistes sistēmu automātiskos tulkojumus. Tulkojumam svešvalodā nav jābūt akadēmiskā valodā, ar sarežģītiem terminiem, tas var būt uzrakstīts arī vienkāršā valodā.
Atgādinām, ka ir ļoti būtiska kopsavilkuma kvalitāte (tostarp angļu valodā), jo to vai daļu no tā Eiropas Komisija vai Nacionālā aģentūra var izmantot publikācijās. Turklāt ikviena noslēgtā projekta kopsavilkums tiks ievietots arī programmas „Erasmus+” projektu rezultātu izplatīšanas platformā http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ un būs redzams publiski, tāpēc aicinām īpaši rūpīgi rakstīt un tulkot projektu kopsavilkumus.
Ņem vērā, ka projekti var tikt nominēti arī kā labās prakses piemēri, kurus var atlasīt „Erasmus+” projektu rezultātu izplatīšanas platformas meklētājā. Šajā gadījumā kopsavilkuma kvalitātei un projekta izklāstam tiks piešķirta īpaša nozīmē. Sīkāku informāciju par šo platformu un labās prakses piemēriem meklē sadaļā: „Erasmus+” projektu rezultātu izplatīšanas platforma.
Nekorekts kopsavilkums var kavēt projekta gala atskaites noslēgšanu. Aģentūra var noraidīt gala atskaitē iesniegto kopsavilkumu un lūgt to pārstrādāt, tādejādi tiktu kavēta gala atskaites noslēgšana un projekta finansējuma atlikuma izmaksa.
- Neaizmirsti sadaļā "Dissemination of Project Results” norādīt precīzas saites un tīmekļa vietnes, kur ir publicēta visa ar projektu saistītā informācija;
5. Pievieno nepieciešamos dokumentus sadaļā "Annexes”:
- Realizēto aktivitāšu laika grafiku;
- Izdevumu pamatojošos dokumentus saskaņā ar Dotāciju līguma B daļā – Finanšu noteikumi norādīto – Standarta dotāciju līguma ar vairākiem saņēmējiem vispārīgie noteikumi;
- Projekta fotogrāfijas, publikāciju kopijas u.tml. Ja faila izmēra dēļ to nav iespējams pievienot atskaitei, augšupielādē materiālus kādā no failu glabāšanas vietnēm un saiti uz vietni norādi sadaļā "Dissemination of Project Results”.
6. Pārbaudi, vai visi atskaites lauki ir aizpildīti:
- Kad visa nepieciešamā informācija ir savadīta, pārbaudi, vai lapas kreisajā pusē parādās zīme "V" pretī katrai atskaites sadaļai. Ja kādā sadaļā šī zīme neparādās, pārliecinies, vai visi lauki, kur ir iespējams rakstīt komentārus, ir aizpildīti. Ja kādā sadaļās komentārus rakstīt nav nepieciešams (piemēram, sadaļā "Special Needs Support”), ieliec zīmi „–” komentāriem paredzētajā laukā.
7. Kad atskaite ir aizpildīta, lapas kreisajā pusē veic izvēlni "Start Submission Process”:
- Šajā sadaļā ir nepieciešams lejupielādēt deklarāciju, parakstīt to un augšupielādēt sistēmā;
- Pēc deklarācijas augšupielādēšanas turpini atskaites iesniegšanu un apstiprini to.
8. Kad process veiksmīgi pabeigts, gala atskaite ir iesniegta!
- Aģentūra atgādina, ka gala atskaite Mobilitātes rīkā jāiesniedz 60 dienu laikā pēc dotāciju līgumā noteiktā projekta beigu datuma.
Mobilitātes rīka lietošanas vadlīnijas
Programma "Erasmus+: Jaunatne darbībā" elektroniskā rokasgrāmata projektu īstenotājiem 1.un 3. pamatdarbība (aktualizēts 17.01.2017.)
Programma "Erasmus+: Jaunatne darbībā" elektroniskā rokasgrāmata projektu īstenotājiem 1.un 3. pamatdarbība (attiecās tikai uz 2017.gadā iesniegtajiem 1.un 3.pamatdarbības projektiem).
Ja rodas jautājumi, zvani uz tālr. nr.: 67356267, 67358070.
